在数字化转型不断深入的今天，档案管理不再只是“存起来”的事务性工作，而是嵌入企业治理与运行的重要一环。越来越多国有企业认识到，只有让档案真正用得上，才能为管理服务、为业务赋能。从强化归档意识、整合系统资源，到提升服务效能、夯实制度基础，档案管理正从后台支撑转向前端参与，推动管理模式发生实质性变化。围绕如何把档案从保管资料变为可调可用的企业资源，从以下四个方面展开探讨。
　　一、让档案成为可用资源而不只是“存着”
　　在过去，很多档案在完成归档后几乎不再移动，用的时候还得翻箱倒柜。如今，档案要参与企业日常管理和决策支持，才能体现其价值。为此，国企可在日常业务流程中设定归档触发机制：当合同签署、审批流程结束、工程验收或资产变更等关键节点完成后，系统自动生成归档记录，由业务端提交必要资料并入库。这样，档案不再是业务结束后的附属工作，而是业务本身的组成部分。例如，广州供电局曾实施会计档案电子化试点，其系统能够将会计凭证、核算报告、相关附件自动生成档案元数据并集中管理，实现业务自动稽核、自动收集整理档案的功能。国家档案局对其试点项目给予验收通过评价。这个实践告诉我们，真正把档案嵌入业务流、让系统“触发”归档，能极大减少人工干预、提高准确率。
　　二、整合系统、破解信息孤岛
　　档案不能是某一个系统的孤立功能，而要和合同系统、财务系统、项目系统等协同运转。如此，归档、检索、调用才能高效。做法可以涵盖：统一接口标准、制定共享协议、按需集成子系统，使得不同系统之间的数据能互通、文档能共享。档案平台作为枢纽，接入各业务系统的输出口，让电子文件自动归入档案系统。例如，广东电网公司在其电子会计档案建设中，实行业务—财务—档案全过程数字化管理模式。该项目被描述为电子会计档案单套制管理，在这一模式下，会计凭证、报表、合同等档案资料被集中纳入电子档案库，并采取标识、流程驱动、分类存储等方式管理，既减少了纸质资料使用，也提升了档案查阅效率。另外，广东电网在全链路智能化建设中，也把报账填单、电子凭证挂接、自动审核等功能纳入流程，将业务、财务、档案串联起来。这些实践说明：档案系统不能被孤立，而是成为企业系统生态中的一环，互联互通才是常态。
　　三、构建面向调用服务的档案机制
　　有了档案，要拿得出、查得到，更要用得上。体制优化的重点在于让档案从静态保管转向服务驱动。可从以下几方面着手：一是权限与检索机制，建立角色权限管理，不同岗位有不同访问级别；开发全文检索、标签筛选、模糊匹配等功能，让使用者能迅速锁定所需资料。二是主动推送机制，对于重大项目或合同履约节点，可把相关档案材料或履约摘要自动推送给部门负责人或合规负责人，提前预警、辅助判断。三是档案摘要与报告形式，把冗长的文件做提炼摘要或结构化展示，形成档案摘要卡、电子档案报告，让高层和业务人员快速了解关键信息。四是跨部门调用路径，建立档案调用绿色通道。若工程、审计、法务、监督部门需要查阅档案，应有简洁流程，不要层层审批、资料纸面往返，从而保障档案在企业管理中能真正被调动起来。
　　四、夯实基础——制度、平台、人才三支柱
　　体制优化的根基在于制度保障、平台支撑、人才支撑。制度层面：要制定切实可行、操作性强的电子档案管理办法。办法要涵盖归档标准、元数据规范、保存年限、销毁程序、访问权限、安全审批等条款，做到企业内部人人可遵循、不靠口头解释。平台层面：选型和设计时要坚持灵活可扩、模块化、开放接口等原则。平台要支持文档格式多样、数据接口多路、稳定高效、安全等级分层等功能。归档流程、检索功能、权限分层、安全审计等模块必须用得顺、用得起。人才层面：档案管理不应被视为末端岗。要在队伍中引入了解信息系统、数据治理、业务流程的复合型人才。可以运用轮岗制度、岗位交流、专项培训等方式，使业务人员了解档案逻辑，档案人员也了解业务需求和系统流程。在这方面，国企应允许年轻干部在业务部门轮岗时进入档案岗位一段时间，再回到业务线，这种反向嵌入的方式改变了过去档案工作的边缘印象，提高团队整体能力。
　　国家在推动数字中国、数字政府、数字经济的大局中，多次强调数据是关键要素资源。国有企业在这场变革中，如果还只是把档案作为“老照片”和“旧合同”的存放地，那就是落后于时代。让档案在业务流程中随时生成、及时归档、便捷调用、主动服务，才能真正把档案工作打造成治理动能，而非管理附属。
　　作者：毛瑞泽宇（云南省滇中引水二期工程有限公司）